Jak vést veřejné setkání – několik užitečných rad pro vedoucí (facilitátory)
Zkušenosti z organizování veřejných setkání ve městech jednoznačně poukazují na to, že je nutné odborné vedení profesionálním facilitátorem. Zkušenosti z venkovských obcí tak jednoznačné nejsou. Vedení veřejných setkání na malých obcích místními vedoucími má své výhody i nevýhody. Hlavní výhodou je dobrá znalost prostředí a lidí, hlavní nevýhodou malá zkušenost vedoucích, která může zapříčinit to, že se ze setkání stane jalová diskuse bez konce a pro účastníky představuje ztrátu času bez výsledku.
10 užitečných rad:
- Důkladně si předem setkání připravit
Promyslet, stanovit cíle a výstupy, cestu, jak k nim společně s lidmi dojít, časový harmonogram, pomůcky, popřípadě najít spolupracovníky, kteří s přípravou setkání a jeho průběhem pomohou.
- Stanovit pravidla (ve spolupráci s účastníky)
Pravidla mají především zajistit prevenci rušivých nebo nepříjemných projevů účastníků (každý má právo vyjádřit svůj názor, nebudeme se vzájemně napadat, mluví vždy jen jeden, délka řečnického příspěvku je maximálně např. 1-2 minuty). Příležitostně se může v průběhu setkání některé z pravidel připomenout.
- Držet se cíle – docílit předem stanovených výstupů
cíl: vybrat místo pro dětské hřiště v obci (obsahem setkání je prezentace míst; diskuse nad klady a zápory navržených lokalit; hlasování nebo jiná forma výběru prioritního řešení), výstupem je účastníky vybraná nejvhodnější lokalita
cíl: připomínkovat pracovní architektonický návrh řešení parku v obci (obsahem setkání je prezentace návrhu; diskuse s architektem – jeho doprovodný komentář, otázky, odpovědi; diskuse v malých skupinách u stolů nad návrhem: klady a zápory návrhu, náměty a připomínky), výstupem je soubor všech námětů od účastníků jako podklad k dopracování návrhu
- Vystupovat neutrálně
Nedávat najevo svůj názor, ani se nepřiklánět k názoru kohokoliv.
- Nehodnotit kvalitu návrhů
Málokdo spolupracuje naplno, jestliže jeho návrhy jsou označovány za nevhodné, hloupé, nevýznamné. Je-li jeden účastník pochválen (kladně ohodnocen), mají ostatní obvykle dojem, že jejich přínos je ve srovnání s ním menší. Kladně ohodnocený návrh také vyvolává dojem, že bylo nalezeno správné řešení a není třeba hledat další.
- Zabránit odbíhání od tématu
- Zajistit vyjádření názoru všech zúčastněných
Skupinu rozdělit na menší týmy, které několik minut shromažďují nápady na dané téma a výsledek pak prezentují všem.
- Výsledky diskuse zaznamenávat, strukturovat a stručně shrnovat
- V případě, že se diskuse nebo proces dostanou do slepé uličky – prodiskutovat s lidmi, jak dál. Podat návrh a nechat si ho odsouhlasit účastníky
- Požádat skupinu nebo některé účastníky o zpětnou vazbu vedení setkání